PRZYGOTOWANIA
| Termin | Działanie | Osoba odpowiedzialna |
| do 31 marca 2020 |
Zgłoszenie chęci organizowania obozu/ kolonii do Okręgu za pomocą FORMULARZA.
|
Kandydat na komendanta obozu/ kolonii |
| do 19 kwietnia 2020 |
Akceptacja kandydatów na Komendantów i Kwatermistrzów przez Zarząd Okręgu: |
Zarząd Okręgu |
| Działania kwatermistrzowskie (pisemne uzyskanie zgody właściciela obiektu, pisemne potwierdzenie rezerwacji noclegów, zgromadzenie niezbędnego sprzętu itp.) | Komendant | |
| Działania formalne (uzyskanie koniecznych dokumentów – check lista zatwierdzania HAL 2020) | Komendant | |
| Odwiedzenie straży pożarnej i ustalenie: – zasad komunikacji pomiędzy strażą a obozem/ kolonią, – dróg ewakuacyjnych – dla obozów, – przeprowadzenia we współpracy ze strażą próbnego alarmu i szkolenia z bezpieczeństwa. |
Komendant | |
| 16 maja 2020 | Szkolenie finansowe dla kwatermistrzów*
*) jeśli kwatermistrz nie może być obecny musi wyznaczyć zastępstwo |
Kwatermistrz |
| 16 maja 2020 | Szkolenie z pierwszej pomocy dla kadr obozów/ kolonii – FORMULARZ ZGŁOSZEŃ NA SZKOLENIE – w szkoleniu może wziąć udział max 12 osób | Komendant, wychowawcy, drużynowi |
| do 6 czerwca 2020 |
Przesłanie Koordynatorowi HAL informacji dot. obozu/ kolonii do umieszczenia na stronie Okręgu (termin, miejsce lub trasa) |
Komendant |
| zgodnie z instrukcją – min. 21 dni przed wyjazdem | Zgłoszenie obozu/ kolonii do Kuratorium Oświaty – w formie elektronicznej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl(Zgłaszamy wyjazd z kuratoryjnego konta okręgu, w tym celu komendant zgłasza się do Zarządu Okręgu po login i hasło) | Komendant |
| 13 czerwca 2020 | I termin Zatwierdzania finansowo-organizacyjnego w Okręgu ZGŁOSZENIA NA ZATWIERDZANIE (zgłoszenia zostaną uruchomione w maju) – przedstawienie Zarządowi Okręgu kompletu dokumentów wymaganych do zatwierdzenia wyjazdu – zatwierdzanie wg. check listy | Komendant |
| 20 czerwca 2020 |
II termin Zatwierdzania finansowo-organizacyjnego w Okręgu ZGŁOSZENIA NA ZATWIERDZANIE (zgłoszenia zostaną uruchomione w czerwcu) – przedstawienie Zarządowi Okręgu kompletu dokumentów wymaganych do zatwierdzenia wyjazdu – zatwierdzanie wg. check listy | Komendant |
HARCERSKA AKCJA LETNIA 2020
| Termin | Działanie | Osoba odpowiedzialna |
| 27 czerwca – 31 sierpnia 2020 |
Wakacje |
ROZLICZENIE
| Termin | Działanie | Osoba odpowiedzialna |
| 19 września 2020 | Termin wspólnego rozliczania obozów/ kolonii | Skarbnik ZO |
| do 27 września 2020 |
Przelanie kosztów pośrednich na konto Zarządu Okręgu | Komendant |
| do 27 września 2020 | Rozliczenie obozu i przekazanie kompletu dokumentów – Lista dokumentów składających się na rozliczenie | Komendant |
| Zwolnienie komendantów i kwatermistrzów obozów/ kolonii | Komendanci Chorągwi |
Zarząd Okręgu Kujawsko-Pomorskiego ZHR ustala wysokość kosztów pośrednich dotyczącej Harcerskiej Akcji Letniej 2020:
• od obozów stałych – 6%
• od obozów wędrownych i kolonii zuchowych – 4%