Komplet dokumentów wymaganych do zatwierdzenia zimowiska

Dokumenty, które muszą być okazane Zarządowi Okręgu:

  1. raport przedobozowy z preliminarzem finansowym (na zatwierdzanie należy zabrać dwa egzemplarze, opieczętowane i podpisane przez komendanta)
  2. udokumentowanie zgromadzonych środków finansowych koniecznych do przeprowadzenia zimowiska (lista wpłat, umowy dotacyjne)
  3. polisa ubezpieczeniowa uczestników (NNW)
  4. polisa ubezpieczeniowa kadry (NNW i OC)
  5. lista uczestników zimowiska (podpisana przez komendanta)
  6. wypełnione karty kwalifikacyjnych wszystkich uczestników zimowiska według wzorów:
  7. dokumenty kadry i personelu:
    1. komendant zimowiska (kierownik wypoczynku):
      1. phm: rozkaz przyznania stopnia phm. / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi
      2. pwd: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi, zaświadczenie o ukończeniu kursów kierownika wypoczynku
      3. ważne zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
      4. ważne zaświadczenie o niekaralności
      5. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
      6. podpisany zakres obowiązków komendanta
      7. podpisana deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia
      8. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością (jeśli dotyczy)
      9. podpisane zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej
    2. kwatermistrz:
      1. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
      2. podpisany zakres obowiązków kwatermistrza
      3. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością (jeśli dotyczy)
      4. podpisane zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej
      5. umowa wolontariacka (dotyczy tylko nie instruktorek/ nie instruktorów)
    3. wychowawcy:
      1. instruktorki/ instruktorzy: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi
      2. nie instruktorki/ nie instruktorzy: zaświadczenia o ukończeniu kursu wychowawców
      3. ważne zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
      4. ważne zaświadczenie o niekaralności
      5. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
      6. podpisany zakres obowiązków wychowawcy
      7. podpisana deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia
      8. umowa wolontariacka (dotyczy tylko nie instruktorek/ nie instruktorów)
    4. kucharka/ kucharz:
      1. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
      2. podpisany zakres obowiązków kucharza
      3. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością
      4. umowa zlecenie/ umowa o dzieło/ umowa wolontariacka (umowa zlecenie/ umowa o dzieło mogą być zawierane tylko za zgodą skarbnika Zarządu Okręgu)
  8. pisemna zgoda właściciela terenu lub potwierdzenia rezerwacji miejsc noclegowych lub umowa z właścicielem terenu/ obiektu
  9. kopia opinii potwierdzającej spełnienie przez obiekt wymagań ochrony przeciwpożarowej, wydanej przez właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, której ważność nie upłynie do dnia zakończenia zimowiska
  10. kopia zgłoszenia wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty wraz z kopiami dokumentów dołączonych do zgłoszenia wypoczynku
  11. kopia umowy z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym dotyczącej zapewnienia dostępu do opieki medycznej w trakcie zimowiska, lub pisemne oświadczenie komendanta o innym, zapewnieniu uczestnikom dostępu do opieki medycznej
  12. książka pracy komendanta zimowiska
  13. książki pracy / dzienniki zajęć wychowawców
  14. uzupełniona i podpisana przez komendanta zimowiska „procedura dziennikowa”
  15. przesłanie na okreg@kujawy.zhr.pl informacji dot. zimowiska do umieszczenia na stronie Okręgu (termin, miejsce lub trasa, program, regulamin)

 

Dokumenty, które muszą być przekazane Zarządowi Okręgu:

  1. wypełniony i wydrukowany raport przedobozowy wraz z preliminarzem
  2. wypełniona i wydrukowana “procedura dzienniczkowa”
  3. oryginały zobowiązań kadry
  4. kopie uprawnień kadry wychowawczej
  5. podpisany przez komendanta egzemplarz listy uczestników

 

Inne zobowiązania, z których musi się wywiązać kadra zimowiska oraz jednostki jadące na zimowisko:

  1. wywiązanie się z rozliczeń swoich jednostek (komendant, kwatermistrz, wszyscy wychowawcy)
  2. opłacone składki instruktorskie do I kwartału 2018 włącznie (komendant, kwatermistrz, wszyscy wychowawcy)
  3. rozliczenia finansowe jednostek jadących na zimowisko na dzień 31.12.2017
  4. opłacone składki członkowskie jednostek jadących na zimowisko do I kwartału 2018 włącznie