Formalności przed obozem/ kolonią – lista

Komplet dokumentów wymaganych do zatwierdzenia obozu/ kolonii

 Dokumenty, które muszą być okazane Zarządowi Okręgu:

  1. raport przedobozowy z preliminarzem finansowym (na zatwierdzanie należy zabrać dwa egzemplarze, opieczętowane i podpisane przez komendanta)
  2. udokumentowanie zgromadzonych środków finansowych koniecznych do przeprowadzenia obozu/ kolonii (lista wpłat, umowy dotacyjne)
  3. polisa ubezpieczeniowa uczestników (NNW)
  4. polisa ubezpieczeniowa kadry (NNW i OC)
  5. lista uczestników obozu/ kolonii (podpisana przez komendanta)
  6. wypełnione karty kwalifikacyjnych wszystkich uczestników obozu/ kolonii według wzorów:
  7. dokumenty kadry i personelu:
      1. komendant obozu/ kolonii (kierownik wypoczynku):
        1. phm: rozkaz przyznania stopnia phm. / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi
        2. pwd: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi, zaświadczenie o ukończeniu kursów kierownika wypoczynku
        3. ważne zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
        4. ważne zaświadczenie o niekaralności
        5. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
        6. podpisany zakres obowiązków komendanta
        7. podpisana deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia
        8. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością (jeśli dotyczy)
        9. podpisane zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej
      2. kwatermistrz:
        1. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
        2. podpisany zakres obowiązków kwatermistrza
        3. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością (jeśli dotyczy)
        4. podpisane zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej
        5. umowa wolontariacka (dotyczy tylko nie instruktorek/ nie instruktorów)
      3. wychowawcy:
        1. instruktorki/ instruktorzy: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego / zaświadczenie Komendantki/-a Chorągwi
        2. nie instruktorki/ nie instruktorzy: zaświadczenia o ukończeniu kursu wychowawców
        3. ważne zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
        4. ważne zaświadczenie o niekaralności
        5. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
        6. podpisany zakres obowiązków wychowawcy
        7. podpisana deklaracja w sprawie ochrony życia i zdrowia
        8. umowa wolontariacka (dotyczy tylko nie instruktorek/ nie instruktorów)
      4. kucharka/ kucharz:
        1. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych)
        2. podpisany zakres obowiązków kucharza
        3. podpisane oświadczenie osoby mającej kontakt z żywnością
        4. umowa zlecenie/ umowa o dzieło/ umowa wolontariacka (umowa zlecenie/ umowa o dzieło mogą być zawierane tylko za zgodą skarbnika Zarządu Okręgu)
      5. ratownicy wodni (min. 2 osoby):
        1. dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień specjalistycznych
        2. podpisane zakresy obowiązków ratowników wodnych
        3. umowy zlecenie/ umowy o dzieło/ umowy wolontariackie (umowa zlecenie/ umowa o dzieło mogą być zawierane tylko za zgodą skarbnika Zarządu Okręgu)
  8. pisemna zgoda właściciela terenu lub potwierdzenia rezerwacji miejsc noclegowych lub umowa z właścicielem terenu/ obiektu
  9. kopia opinii potwierdzającej spełnienie przez obiekt wymagań ochrony przeciwpożarowej, wydanej przez właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, której ważność nie upłynie do dnia zakończenia obozu/ kolonii
  10. kopia zgłoszenia wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty wraz z kopiami dokumentów dołączonych do zgłoszenia wypoczynku
  11. kopia umowy z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym dotyczącej zapewnienia dostępu do opieki medycznej w trakcie obozu/ kolonii, lub (dla obozów do 100 osób) pisemne oświadczenie komendanta o innym, zapewnieniu uczestnikom dostępu do opieki medycznej
  12. książka pracy komendanta obozu
  13. książki pracy / dzienniki zajęć wychowawców
  14. uzupełniona i podpisana przez komendanta obozu/ kolonii „procedura dziennikowa”
  15. mapa z opisem dojazdu (zaznaczyć w Google maps, gdzie dokładnie znajduje się obóz / podać współrzędne geograficzne / zaznaczyć na mapie topograficznej, dla obozów wędrownych – mapa z zaznaczoną trasą)
  16. przesłanie na okreg@kujawy.zhr.pl informacji dot. obozu/ kolonii do umieszczenia na stronie Okręgu (termin, miejsce lub trasa, program, regulamin)

 

Dokumenty, które muszą być przekazane Zarządowi Okręgu:

  1. wypełniony i wydrukowany raport przedobozowy wraz z preliminarzem
  2. wypełniona i wydrukowana “procedura dzienniczkowa”
  3. oryginały zobowiązań kadry
  4. kopie uprawnień kadry wychowawczej
  5. podpisany przez komendanta egzemplarz listy uczestników

 

Inne zobowiązania, z których musi się wywiązać kadra obozu/ kolonii oraz jednostki jadące na obóz/ kolonię:

  1. wywiązanie się z rozliczeń swoich jednostek (komendant, kwatermistrz, wszyscy wychowawcy)
  2. opłacone składki instruktorskie do III kwartału 2018 włącznie (komendant, kwatermistrz, wszyscy wychowawcy)
  3. rozliczenia finansowe jednostek jadących na obóz/ kolonię na dzień 30.04.2018
  4. opłacone składki członkowskie jednostek jadących na obóz/ kolonię do III kwartału 2018 włącznie