Formalności przed obozem/ kolonią – lista


Wzory dokumentów HAL


Formalności przed obozem/ kolonią –

– Komplet dokumentów wymaganych do zatwierdzenia obozu/ kolonii

 

  1. raport przedobozowy z preliminarzem finansowym
  2. udokumentowanie zgromadzonych środków finansowych koniecznych do przeprowadzenia obozu/ kolonii (lista wpłat, umowy dotacyjne)
  3. polisa ubezpieczeniowa uczestników (NNW) i kadry (NNW i OC)
  4. dokumenty poświadczające kwalifikacje kadry i personelu:
    1. komendant obozu (kierownik wypoczynku):
      • phm: rozkaz przyznania stopnia podharcmistrzyni/ podharcmistrz,
      • pwd: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego, zaświadczenie o ukończeniu kursów kierownika
      • zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
    2. komendant podobozu (wychowawca):
      • instruktorki/ instruktorzy: rozkaz przyznania stopnia instruktorskiego
      • nie instruktorki/ nie instruktorzy: zaświadczenia o ukończeniu kursu wychowawców
      • zaświadczenie o ukończonym kursie Pierwszej Pomocy lub Kwalifikowanej Pierwszej Pomocy
    3. kucharz – nie musi mieć specjalnych uprawnień (wystarczą aktualne badania potwierdzone w książeczce sanepidowskiej)
    4. dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień specjalistycznych:
      • ratowników wodnych (dla obozów nad wodą)
      • przewodników górskich (dla obozów w górach)
      • instruktorów narciarskich (dla obozów na zorganizowanych terenach narciarskich)
      • żeglarskich (dla rejsów)
      • innych, jeśli w odniesieniu do obozów specjalistycznych przepisy prawa wymagają takich uprawnień
    5. zaświadczenie o niekaralności komendanta i członków kadry będących wychowawcami wypoczynku
    6. wymagane przez władze sanitarne dokumenty potwierdzające zdolność i ewentualne uprawnienia kadry i personelu do sprawowania wyznaczonych im funkcji (np. książeczki zdrowia, zaświadczenia lekarskie: Orzeczenie lekarskie do celów sanitarno-epidemiologicznych, które jest wydawane na podstawie wyników badań na nosicielstwo przez lekarza medycyny pracy itp.)
    7. podpisane zobowiązania i deklaracje kadry obozowej/ kolonijnej:
      • zakresy obowiązków członków kadry i personelu
      • deklaracje w sprawie ochrony życia i zdrowia– wypełniają wszyscy wychowawcy i komendant
      • oświadczenia osób mających kontakt z żywnością – wypełnia kucharz, komendant i kwatermistrz
      • zobowiązanie o odpowiedzialności materialnej– wypełnia komendant i kwatermistrz
      • umowy zlecenie/ umowy o dzieło/ umowy wolontariackiej z personelem- np. umowa z kucharzem, umowa z ratownikiem wodnym
  1. lista uczestników obozu/ kolonii
  2. wypełnione karty kwalifikacyjne wszystkich uczestników obozu/ kolonii
  3. pisemna zgoda właściciela terenu lub potwierdzenia rezerwacji miejsc noclegowych
  4. kopia zgłoszenia wypoczynku właściwemu kuratorowi oświaty wraz z kopiami dokumentów dołączonych do zgłoszenia wypoczynku
  5. dowód umieszczenia obozu w bazie wypoczynku
  6. kopia opinii potwierdzającej spełnienie przez obiekt lub teren, na którym ma się odbywać wypoczynek, wymagań ochrony przeciwpożarowej, wydanej przez właściwego miejscowo komendanta powiatowego (miejskiego) Państwowej Straży Pożarnej, której ważność nie upłynie do dnia zakończenia obozu
  7. [kopie umów z lekarzem, pielęgniarką lub ratownikiem medycznym dotyczących zapewnienia dostępu do opieki medycznej w trakcie obozu, lub dla obozów których liczba uczestników nie przekracza 20 (nie licząc kadry) – pisemne oświadczenie komendanta o innym, zapewnieniu uczestnikom dostępu do opieki medycznej]
  8. książka pracy komendanta obozu
  9. książki pracy / dzienniki zajęć komendantów podobozów (wychowawców)
  10. mapa z opisem dojazdu (zaznaczyć w Google maps, gdzie dokładnie znajduje się obóz / podać współrzędne geograficzne / zaznaczyć na mapie topograficznej, dla obozów wędrownych – mapa z zaznaczoną trasą)
  11. potwierdzenia opłacenia składek członkowskich i instruktorskich (do III kwartału włącznie) oraz uregulowanie innych zobowiązań od właściwego Skarbnika Okręgu
  12. uzupełniona i podpisana przez komendanta obozu „procedura dziennikowa”